أمور لابد من الاهتمام بها عند طلب الاجازة سبب العطلة – في كثير من الحالات قد يكون الموظف قد ناقش طلب العطلة مع صاحب العمل ، و مع ذلك يجب عليهم إرسال خطاب رسمي ، سيتم وضع هذه الرسالة في الملف الشخصي للموظف ، و يمكنهم الرجوع إلى الطلب الشفوي في الرسالة إذا رغبوا في ذلك. – يجب أن يغطي طلب خطاب الترخيص بعض النقاط ، و منها أنه يجب الإشارة إلى الغرض من الرسالة في بداية الفقرة ، بحيث لا يحتاج القارئ إلى قراءة الكثير لرؤية الغرض من الرسالة. – يجب أن يكون سبب الطلب واضحًا أيضًا ، و يجب أن تكون الرسالة قصيرة فقد تؤدي التفسيرات الأطول إلى تجاهل القارئ للطلب أو رفضه. – إذا وافق المشرف على طلب الأجازة ، فيمكن للموظف أن يرفق رسالة توضح موافقته ، في بعض الحالات و يوصى الموظف بتسمية الأشخاص المسؤولين عن مسؤولياتهم أثناء مغادرتهم. جهات التقدم بطلب الاجازة – يجب الإشارة إلى التاريخ الذي يستأنف فيه الموظف العمل مرة اخرى. – في الشركات الصغيرة يمكن توجيه الرسالة إلى المشرف ، و لكن في شركة كبيرة يجب عليك إرسال نسخة إلى إدارة الموارد البشرية. نصائح لقبول طلب اجازة سنوية – إذا كان الموظف بحاجة إلى المغادرة ، فمن المستحسن طلب مدة محددة بالطلب ، و سوف يوضح خطاب الترخيص مهنة الموظف ، و يوثقه بشكل صحيح عند إرسال الطلب و تحديد التواريخ التي سيحتويها في الرسالة.
نحن نعرف جيدا أن طلب إجازة من مديرك في العمل شيئًا يفوق في صعوبته هدم سور الصين العظيم أو نقل حجارة الأهرامات الثلاثة ولكن كيف يمكنك إقناع رئيسك في العمل باستحقاقك للإجازة وعدم قدرتك على التواجد في العمل في اليوم أو الفترة التي تطلب فيها الإجازة، هذا ما سوف نتحدث عنه في السطور التالية، فهل أنت جاهز لمعرفة كيف يمكنك طلب إجازة من رئيسك في العمل؟ لماذا قد يرفض المدير إعطاؤك إجازة؟ في البداية نريد أن نقول أن الإجازة لأي موظف يراها هو أخذ راحة من ضغط العمل أو لقضاء مصلحة مهمة تستلزم التغيب عن العمل، لكن على الجانب الآخر يرى أي مدير أو رئيس عمل أي طلب إجازة يقدم له مكتوبٌ فيه الآتي: "من فضلك سيدي المدير امنحني الإجازة لأني شخص متلاعب ولا أحب العمل وأحب أن أقضي وقتي كله في اللعب واللهو والمرح ولا أهتم بالعمل على الإطلاق ولا بإنجاز المهام المكلف بها ولذلك أريد أن أتمادى في اللعب واللهو وأجلس في المنزل أيضًا بينما أنتم تأتون إلى هنا وتجتهدون" تقريبا هذا بالضبط ما يراه المدير في أي طلب إجازة مهما كان لذلك المدير دائمًا يراك شخصًا متلاعبا لاهيا عابثا لا تهتم بمصلحة العمل لذلك فهو يرى الإجازة بالضبط مثلما يرى المؤمن الشيطان متجسدًا أمامه.
قدم له بدائل أثناء فترة غيابك قد يتحجج المدير رغم علمه بحقك في تقديم طلب إجازة له بأنك ستترك فراغا في العمل وستجعله يتعطل طوال فترة تغيبك لذلك يجب أن تكون جاهزا بإعطاء بدائل، كما قلنا مبدئيا يجب أن تكون منهيا كل مهامك التي كلفت بها بل والمهام المتوقعة وإبراز مدى تعبك وجهدك بها والأمر الثاني أنه حتى المهام المتوقعة أثناء فترة تغيبك فأحد الزملاء ممكن أن يقوم بها ويكون شيئًا عظيمًا أن يتعهد أحد الزملاء بالفعل بمباشرة أعمالك أثناء فترة غيابك لأن الزملاء يحملون بعضهم في أوقات الحاجة والوقت الذي ستحتاجه فيه أثناء إجازتك سيحتاجك هو فيه في وقت إجازته والناس دائمًا لبعضهم. تمسك بحقك نحب أن ننوه فقط أنك ليس بآلة أو ثور في ساقية، بل أنت آدمي من لحم ودم ويجب أن تتمسك بإجازتك طالما لك حق فيها وطالما لديك من رصيد الإجازات ما يسمح لك بتقديم طلب إجازة بالتالي لا تستسلم ولا تطلب هذا كأنه جباية عليك أو منة أو فضل من أحد، تمسك بحقك حتى النهاية على الأقل حتى تشعر من أمامك أنه حقك وأنك لا تطلب إحسانا من أحد ولا منة. اجعل إجازاتك على فترات متباعدة لا يمكنك أن تطلب إجازة كل شهر مرة، ولا يمكنك أن تعود من الإجازة ولا تكمل أسبوعا فتطلب إجازة أخرى حتى إن كان لك رصيد إجازات يسمح، اجعل الفترة معقولة وأيضًا لا تطلب إجازة لكل شأن صغير يعرض لك يمكن إتمامه دون إنهاء العمل ولا تطاوع نفسك بأن ترتاح من العمل وتسترخي هناك عطلة نهاية أسبوع تستطيع الاسترخاء فيها وإن طاوعت نفسك فلن تذهب للعمل أبدًا، لذلك قدم طلب إجازة على فترات متباعدة وتذكر جيدًا أنه سيأتي عليك وقت ستتمنى لو كان لديك رصيد من الإجازات يسمح أن تأخذ فيه إجازة.